Center:事務として情報収集の手順

事務としての情報収集の手順

〔2010年11月04日〕
情報の集め方、記録の仕方、確認方法とＨＰ掲載の手順〔団体の基本的な紹介ページをつくる〕

＊これは｢情報収集の実務教室｣ のなかで定式化した情報集めと記録の仕方です。

（１）情報カードをつくる

●ネット上の情報、新聞、テレビ、雑誌などの各種メディア
　 ⇒一般・一斉方法による情報提供のお願いをする（回答率は　　　　　低い）。

●相手先からの問合せ・申込み⇒個別の返事をする（回答が来るのは時間がかかる）。

＊ 以上を個別団体の情報カードに記録する（推定で約7000件以上あり、種類別に保管している）。

（２）情報カードの確認

●新しく情報カードを作成したら、これまである情報カードと重複していないかを点検する。

●不登校情報センターのＨＰに掲載されていないのかを調べる。

（３）該当団体に、ＨＰ利用の案内をする。上記（１）の区分けにより2つの方法に分かれる。

●一般・一斉のフォーマット用紙を送る（フォーマット用紙は団体の種類・性格により10種類程度に分かれる）。
　 ●個別団体への回答・照会を書き送る。

＊　ＦＡＸ、郵便で。今後はメール送信も検討・準備する。

（４）案内へのフォーマット用紙による回答があれば支援基本カードを作成する。

＊回答の方法は必ずしもフォーマット用紙に限らない。

＊支援基本カードは収支台帳を兼ねる内容になる（約1000件あり）。

●回答を点検し、ＨＰ制作担当者に渡す。

●回答に基づき、ＨＰ制作担当者は情報紹介をする。

●料金が発生する情報提供には、請求書を書き、郵送・メール便で発送する（このとき別の情報提供企画を同封する＝支援者プロフィールや本など）。

●団体紹介ページは、ＨＰ掲載文の校正を依頼する。

〔2010年10月29日〕