Center:事務として情報収集の手順

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事務としての情報収集の手順

〔2010年11月04日〕 情報の集め方、記録の仕方、確認方法とＨＰ掲載の手順〔団体の基本的な紹介ページをつくる〕 ＊これは｢情報収集の実務教室｣ のなかで定式化した情報集めと記録の仕方です。 （１）情報カードをつくる 　●ネット上の情報、新聞、テレビ、雑誌などの各種メディア　 ⇒一般・一斉方法による情報提供のお願いをする（回答率は　　　　　低い）。 　●相手先からの問合せ・申込み⇒個別の返事をする（回答が来るのは時間がかかる）。 ＊ 以上を個別団体の情報カードに記録する（推定で約7000件以上あり、種類別に保管している）。 （２）情報カードの確認 　●新しく情報カードを作成したら、これまである情報カードと重複していないかを点検する。 　●不登校情報センターのＨＰに掲載されていないのかを調べる。 （３）該当団体に、ＨＰ利用の案内をする。上記（１）の区分けにより2つの方法に分かれる。 　●一般・一斉のフォーマット用紙を送る（フォーマット用紙は団体の種類・性格により10種類程度に分かれる）。　 　●個別団体への回答・照会を書き送る。 ＊　ＦＡＸ、郵便で。今後はメール送信も検討・準備する。 （４）案内へのフォーマット用紙による回答があれば支援基本カードを作成する。 ＊回答の方法は必ずしもフォーマット用紙に限らない。 ＊ 支援基本カードは収支台帳を兼ねる内容になる（約1000件あり）。 　●回答を点検し、ＨＰ制作担当者に渡す。 　●回答に基づき、ＨＰ制作担当者は情報紹介をする。 　●料金が発生する情報提供には、請求書を書き、郵送・メール便で発送する（このとき別の情報提供企画を同封する＝支援者プロフィールや本など）。 　●団体紹介ページは、ＨＰ掲載文の校正を依頼する。 〔2010年10月29日〕