Center:2006年8月ー個人名簿と支援団体の名簿整理のしかた

2012年4月1日 (日) 14:26時点における版

個人名簿と支援団体の名簿整理のしかた

〔2006年8月〕

個人名簿の整理

約9000人近い相談者等の名簿を整理する作業をしました。
通常は名簿からの削除と名簿への追加ですが、それに加えて住所表示の変更もあります。
（１）2006年3月末で、「平成の大合併」といわれる市町村合併が一段落しました。
これで名簿整理の前提となる市町村がほぼ安定化する見通しになりました。
この表示変更は2005年から少しずつ事態の変更により進めていましたが、今回はほぼこれを完了しました。
住居表示の変更による、個人名簿の住居表示の変更を行いました。
市単位が増え、郡単位が激減しました。
1町村1郡のところもあり、郡表示＝町村表示になる自治体もあります。
都道府県別に市区郡を表示する一覧表を作成するとき、複数の郡をまとめる方法も取り入れました。
（２）前回のDM発送（2006年5月）の後の、DM未到着分（住所変更など）と送付断り分を個人名簿から取り除きました。
（３）前回のDM発送以降の相談者などを追加しました。
（４）以上の（１）～（３）に基づき、 個人名簿数を市区郡単位の一覧表にしました（B5版11枚）。
これはいずれエクセル型で処理し、枚数を圧縮することになります。
一覧表名は「不登校情報センター相談者等の地区別人数」（2006年8月1日）とします。
合計人数は8713人です。
個人名簿は、個人情報保護法によるまでもなく、情報流出のないようにつとめなくてはなりません。
現在は手書きの名簿になっていて、これは結果的には情報流出を防止する面でも役立ちます（意図的な流出よりも取り扱いの誤りによる流出が多い）。
将来これをパソコンに取り込むような事態になるかどうかはわかりませんが、その際には特別の対応が必要となります。

支援団体の名簿の整理

DMに参加を呼びかける支援団体の名簿も整理していきました。
この名簿は、支援団体を幅広く情報入手していく基礎材料であり、継続的に収集し、内容を照会し、分類し、DM発送だけでなく多面的に活用していくものです。
特に不登校情報センターにとっては、ホームページの「多チャンネル」掲載候補の名簿でもあり、情報掲載の候補になる団体であります。
DM発送、HPリンク、新聞記事掲載、イベント情報カレンダー（催し物情報）などによって、企画参加費を提供していただく可能性のある名簿になります。
約1年来の継続的な作業により、この名簿（B5版のカード）は数千件を達し、分類された束になっています。
その分類束は、
（１）フリースクール系（7束）
（２）相談室系（3束）
（３）通信制高校（私立と公立の2束）
（４）定時制高校（私立）
（５）全日制高校（私立、一部の小中学校を含む）
（６）高等専修学校と技能連携校
（７）家庭教師
（８）海外留学、海外居住系
（９）訪問・家庭教師系
（１０）宿泊施設・就業支援系
（１１）社会福祉団体系
（１２）養護学校
（１３）山村留学
（１４）適応指導教室
（１５）フリースペース・親の会を含むその他系
（１６）中止した団体
この分類は、一部で境界が明白でないものもあります。
たとえばフリースペースとフリースクールは実態が流動的になり、各施設の担当者自体がどちらにすべきか迷うケースもあるほどです。
上の分類は絶対的なものではなく、ときどき見直していくべきものです。
この1年間の作業では、この分類のしかた（整理）をかなり大胆にすすめたことが重要です。
またあるウェブページを参考に「相談室（カウンセリングルーム）」の名簿を追加したのをはじめ、フリースクール系その他の名簿もかなり追加しました。
その一方で、その過程で必ずしも不登校情報センターの対象とはいえないものも取り込んでいます。
そこで支援団体の範囲を「不登校・引きこもり・ニート・軽度発達障害」としました。
そうはいってもこの範囲もまた十全とはいえません。
「ニート」はいずれ消減するでしょうが、いま現在も定義は不明であり、支援団体の自己申告によるものでしかありません。
軽度発達障害というのも便宜的なもので広汎性発達障害の一部をさすもので、その境界もはっきりしないというよりは元々ありません。
そうい要素を含めて、上記4つの状態を支援団体の範囲にした、ということです。
これから支援団体は種類別に分類しますが、その上で並べ方にも順位性があります。

この並べ方の順位は個人名簿その他にも共通する原則的なものとしています。
（１）所在地により並べ方を決める。
北海道から沖縄までを主に北から南に並べる。それは文部科学省が採用している方法。
都道府県単位の中では、県庁所在地を最初におき、その後は市名を五十音順に並べます。
これは郵政公社の『郵便番号簿』表示方法です。
政令指定都市における区名は、その政令指定都市の上記表示順のなかでの五十音に並べます。
なお同一府県内に2つの政令指定都市がある神奈川県、大阪府、福岡県および2007年以降の静岡県については、検討課題なります。
（３）「中止した団体」カードの束
活動を中止した、不登校・中退者の受け入れを止めた。
「趣旨が同じでない」などで連絡がとれなくなったり、FAX送信中止の連絡が来た団体がかなりあります。
情報入手作業によってこれらの団体を再び支援団体カードの束に取り組んでいく可能性もあります。
それで、これらの「中止した団体」カードを束にし上記（１）の原則で並べて保管します。
新規の支援団体候補として入手した支援団体カードは、この「中止した」カードと照合できるようにしておきます。